İletişim Formu
Lütfen Formu doldurun ve GÖNDER Butonuna basın.
SEND
Login form
Sorry, User can NOT register!

Blog

sanal ofis seçerken nelere dikkat edilmeli

Sanal Ofis Seçiminde Nelere Dikkat Edilmeli ?

İşletmeniz için uygun olan ofis seçeneklerinden sanal ofise karar verdiniz. Ancak önünüzde birden çok seçenek olacağından doğru seçeneği bulmak her zaman kolay olmayabilir. Çok fazla seçeneğin bulunduğu büyük Metropol bölgelerinde yaşarken ve çalışırken en iyi çalışma alanını seçmek daha zordur.

  Sanal ofis arayışınızda aşağıdaki 5 faktörü kullanarak kendiniz için en iyi şirketi bulacaksınız.

SANAL OFİS KONUMU

   Öncelikle, size, ekip arkadaşlarınıza ve sizi ziyaret edecek müşterilerinizin kolayca ulaşabileceği merkezi ve elverişli bir lokasyonda ofis aramayı tercih edin. Otopark faktörü sizin için önemliyse, otopark kullanılabilirliğini de göz önünde bulundurmanızda fayda var.

   Sanal ofisler ülkenin birçok yerindeki tercih edilen bölgelerinde bulunmaktadır. Birçok şehirde birden fazla yer bulunmaktadır ve bu durum, hangi bölgenin ihtiyaçlarınız için en doğru olduğu ilde anlamına gelmektedir.

SANAL OFİS TEKNOLOJİSİ

   Tercih edeceğiniz sanal ofiste işinizi yapmak, kolaylaştırmak ve büyütmek için gerekli alt yapı ve teknolojiye sahip olmak durumundadır.  

   Teknoloji ihtiyaçları işletmeden işletmeye değişir. En azından güvenilir ve yüksek hıza sahip internet, aktif çalışabileceğiniz yazıcı ve/veya tarayıcılara sahip olması gerekmektedir. Firmanızın ihtiyacı doğrultusunda konferans telefonlarına, faks makinalarına ve diğer donanım araçlarına da ihtiyaç duyabilirsiniz.

KONFORLU KONFERANS SALONLARI VE TOPLANTI ODALARI

Birbirinden farklı ofis alanlarını, sanal ofislerde ayrıca çalışanların ihtiyaç duyabilecekleri durumunda rezervasyon yaptırabilecekleri konferans salonları ve toplantı odaları bulunmaktadır.

   Toplantı odası veya konferans salonlarına ihtiyaç duymayacağınızı düşünüyorsanız bile ofis seçimi sırasında bunları da kontrol etmenizde fayda bulunmaktadır. Çünkü işiniz büyüdükçe ve daha fazla müşteri kazandıkça toplantı salonları önem sarf edecektir.

İHTİYACINIZ DOĞRULTUSUNDA DOĞRU ÜCRETİ ÖDEMEK

   Her sanal ofis kullanım alanı, aylık ödemenize hangi hizmetlerin dahil edildiğine göre farklılık göstermektedir. Mesela;

   Bazı sanal ofisler sınırsız çıktı ve kopyalamaya izin verirken diğer sanal ofislerde bu durum sınırlıdır. Bazı sanal ofisler de, adres bildirimi ve evrak alımı ücretsizken diğerlerinde ek hizmet olarak fiyatlandırılır. Bu noktada ihtiyacınız olan hizmetleri belirleyip, bu hizmetleri satın almanız doğru olacaktır.  Dolayısıyla kullanmayacağınız hiçbir hizmete para ödemek durumunda kalmazsınız.

SANAL OFİSİN ESNEK KULLANIM ŞARTLARI

   Kimi sanal ofis sağlayıcıları üyelerin uzun vadeli kira sözleşmesi yapmalarını isterken kimileri de daha esnek sözleşme şartlarına izin verir. Bunu da aklınızda bulundurarak kira sözleşmesi hakkında birkaç soru sormayı unutmayın.

Sanal ofis ihtiyaçlarınız doğrultusunda profesyonel ekibimiz size yardımcı olmaktan memnuniyet duyacaktır. Bizimle irtibata geçmeyi unutmayın!

No comments
Read more...
ofis taşırken yapılması gerekenler

Ofis Taşırken Yapılması Gerekenler

Ofis taşımaya hazırlanıyorsanız planlama sürecinde yapılması gerkenler, hazırlık süreci ve en önemlisi iletişim büyük önem sarf etmektedir. Ofis taşırken yapılması gerekenler zor olsa da işlerinizi kolaylaştırıp, stres ve sorun yaşamadan çalışmanızı sağlayacak 5 adımlık liste.

Ofis Taşıma İçin İlk Adım

Sürece karar verdikten sonra ilk adımı atmaya 2-5 ay öncesinden başlamalısınız.

  • Kira kontratınızı inceleyin. Sözleşme bitiş tarihinden önce ayrılmayı düşünüyorsanız cezai şarta neden olabilir. Bir de, taşınma esnasında oluşabilecek her türlü hasar veya zarar size mal edilebilir.
  • Ofisinizdeki değerli eşyalar ve makinalar için taşıma sigortasına ihtiyacınız olup olmadığını kontrol edin.
  • Beklentinizi karşılaması ve en iyi hizmeti alabilmeniz için, çeşitli şirketlerden fiyat alın.
  • Gereksiz harcamalardan kaçınmak için bütçenizi ayarlamayı unutmayın.
  • İşlerinizi devralabilecek ve süreçle ilgilenebilecek bir planlama ekibi oluşturun.

Ofis Taşıma İçin İkinci Adım

Taşınma tarihiniz belli olduktan sonra iç ve dış tarafların ofis değişikliğinizden haberdar olmaları önemli bir faktördür.

  • Mülk sahibinize taşınacağınız konusunda bilgi verin ve resmi yollarla yazılı bir şekilde de bilgilendirin.
  • Taşınacağınız tarihi ve adresinizi çalışma arkadaşlarınızla paylaşın.
  • Çalışan ve müşteri listenizin güncelliğini kontrol edin.
  • Ekip arkadaşlarına süreçle ilgili sorumlulukları hakkında bilgi verin.
  • Bilgi İşlem Departmanınıza taşınacağınızın bilgisini verip, taşınma günü ile ilgili gerekli alt yapıların yapılmasını sağlayın.
  • Adres değişikliğinizi bildirmeniz gereken kişilerin ve kurumların listesini hazırlayın,

gerekli bilgiyi verin.

  • Yeni ofis adresine karar verdiğiniz firmaya başlayacağınız tarihi bilgi verin.

Adres değişikliğini kim göndermeli:

● Müşteriler ve ortaklar;
● Ait olduğunuz meslek kuruluşları;
● Kırtasiye hizmetleri;
● Bankalar ve finansal kurumlar;
● Herhangi bir yemek servisi şirketi;                 
● Telefon şirketi;
● Fotokopi makineleri veya yazıcılar için servis şirketleri;
● Sigorta şirketleri;
● Herhangi bir hesap departmanı;
● İnternet servis sağlayıcınız;
● Şirketinizin kullandığı ek hizmetler.

Ofis Taşıma İçin Üçüncü Adım

Ofis taşırken yapılması gerekenlerde önemli adımlardan birisi de üçüncü adımdır. Şimdi tüm ofisinizin ekipmanını eski ofisinizden yeni ofisinize taşıma sürecinizi değerlendirme zamanı!

  • Yeni ofisiniz detaylı kat planlarını isteyin.
  • Çalışanlarınıza ayrıntılı kat planlarını paylaşıp, gerek duyulursa yeni ofisinizde bir toplantı düzenleyin.
  • Mevcut ofis ekipmanlarınızın listesini oluşturun.
  • Güncel ofis alanınızı ölçün.
  • Yeni ofisinizde işlerinizin nasıl ilerleyeceğini planlayın.
  • İhtiyacınız olabilecek gerekli ekipmanlar için ilgili şirketlere danışın.
  • İhtiyacınız olacak kırtasiye malzemelerinin listesini hazırlayıp, siparişini verin.
  • Yeni ofisiniz için giriş kontrollerini sağlayın.
  • Her çalışanınıza ayrı numara ve dahililer verin ve ekipman kurulumunu sağlayın.
  • Yeni ofisinizdeki temizlik hizmetleri hakkında bilgi alın.
  • Asansör bakımı ve bina yönetiminin yanı sıra taşınma sürecine katılacaklar için acil irtibat numarası belirleyin.
  • Gerek duyulursa depolama alanlarınızı oluşturun.

Planlama ekibinin yapması gerekenler;

  • Paketleme düzeni ve işlemlerini ayarlamak.
  • Kendi bölümlerinin paketleme işlerini denetlemek için her ekipten bir kişiyi görevlendirmek.
  • Ekipmanların kendi bölümlerine göre paketlenmesinin ve yerleştirilmesinin sağlanması.
  • Masa düzeninin açıkça belirtildiğinden emin olunması.
  • Her çalışan için hazırlanan masa numarası, dahili ve yeni konumla ilgili bilgileri paylaşmak.
  • Çalışanların ofislerine kişisel eşyalarını getirmelerini sağlamak.
  • Ulaşım ile ilgili gerekli yol tariflerini ayarlamak.
  • Tüm elektronik ekipmanları isimlendirmek için yol belirlemek ve tüm çalışanların bilgilendirilmesini sağlamak.
  • Taşınma aşamasında yeni ofiste ve eski ofiste kimlerin bulunacağını belirlemek.
  • Anahtarları, giriş bilgilerinin veya güvenlik bilgilerinin tümünün mevcut olduğundan emin olun.

Ofis Taşıma İçin Dördüncü Adım

Taşınma günü geldiğinde iyi hazırlanmış olunmalı. Her şeyin düzenli bir şekilde gitmesini sağlamak için yapmamız gerekenler!

  • Acil durum numaralar listesini çıkarın.
  • Ekip çalışanları için yiyecek-içecek bütçenizi ayarlayın.
  • Tüm ekipmanların teknik donanım, bilgisayar, telefonların taşındığından emin olun.
  • Telefon hatlarının ve kurulacak sistemin çalışması için bir gün belirleyin.
  • Tüm eşyaların doğru yerleştirildiğinden emin olmak için ilgili birimdeki görevlendirilen çalışanların hazır olduklarını kontrol edin.
  • Taşınma aşamasında klima ve camların açık olmasını sağlayın.

Ofis Taşıma İçin Beşinci Adım

Büyük taşınma işlemi bitti! Şimdi son işleri halletme kısmına gelindi. En kısa sürede işe başlayabilirsiniz.

  • Tüm elektronik ve teknik ekipmanlarınızı ayarlayın.
  • Telefon dahili ve hat kurumlarını sağlayın.
  • Yeni telefon listesi oluşturup, bölümlerine göre ayarlayın.
  • Personelinizin kolaylıkla yerleşebilmesi için tüm alanların açıkça belirlendiğinden emin olun.
  • Yeni ofisinizde ayrıntılı bir kontrol yapın ve varsa hasarı bina yönetimine bildirin.
  • Yeni ofis için kart ve anahtarları çalışanlarınıza dağıtın.
  • Yeni ofis için tüm fatura ve ödemeleri kontrol edin.
  • Sigorta şirketinizle görüşüp, sigortanızın yeni adresinize transfer edildiğinden emin olun.
  • Eski ofisinizin varsa depozitosunu aldığınızı onaylayın.
  • Eski ofisinizin tüm anahtar ve giriş kartlarını toplayıp, geri yollamayı unutmayın.
  • Yeni Bilgi İşlem Departman ve sistem kurulumlarını yapın.
  • Ofisin ısınma işlemleri için gerekli personel ekibini ayarlayın.
  • Her çalışanınız için ‘Yeni Ofise Hoş geldin!’ paketi ayarlayıp, masalarına bırakın.
  • Adres değişikliğini ile ilgili basın bülteni hazırlayıp, yayınlayın.
  • Web sitenizdeki iletişim bilgilerinizi güncelleyin.

Harika! Ofis taşıma sürecini başarıyla tamamladınız.

Listemiz stres yaşamadan ofis taşıma işleminize yardımcı olmuştur umarız. Şu anda kiralık ofis arıyorsanız, ofis uzmanlarımız size yardımcı olmaktan memnuniyet duyacaktır.

No comments
Read more...

Vergi dairemin değişmesini istemiyorum. Ne yapmalıyım?

Malte Hazır Ofis hangi vergi dairesine bağlı ise yeni vergi daireniz o olacak. Vergi numaranız değişmeyecektir. Aynı binada farklı bir daireye taşınsanız bile adres değişikliği için başvuruda bulunmanız gerekmektedir. Vergi dairesi değişince prosedürde hiçbir ekstra zorluk çıkmaz. Sadece 1 evrağı daha notere onaylatmanız gerekir .

No comments
Read more...

Sanal ofis için yapılan vergi denetiminde sorun çıkıyor mu?

Sanal olarak bünyemizde çalışan firmalarımız vergi denetimi konusunda şu ana kadar bir sorun yaşamadılar. Kurumumuza ait binalar olduğu için vergisel anlamda veya yoklama anlamında sorunlar çıkmaz. Denetim sırasında şirket ortaklarının ya da vekaleti olan bir kişinin binada bulunması yeterlidir. Denetim, başka bir deyişle açılış yoklaması muhasebeciniz vergi dairesine başvuruda bulunduktan sonrası itibariyle genellikle iki iş günü içinde gerçekleşir.

No comments
Read more...
WhatsApp chat