Giderek küreselleşen, birbirine bağlı bir dünyada yaşıyoruz. Son yıllarda işgücü buna göre değişti. Akıllı cihazların yükselişi, VOIP gibi dijital altyapı ve uzaktan iş gücü sayesinde, birçok şirket için artık fiziksel ofis alanı gerekmemektedir.
Ve Covid-19 ile ilgili tüm endişelerle, işletme sahiplerinin ofis dışında çalışma seçeneklerini sadece şimdilik değil, gelecekte de dikkate almaları önemlidir.
Birçok girişimci sermayelerini, işgal edecekleri fiziksel alan üzerinden sattıkları mal ve hizmetlere koymaya karar verir. Bunu yapmaları için iyi bir sebep vardır. Başlangıçların yaklaşık %45 gibi bir oranla ilk beş yıl içinde başarısız olmaktadır. Girişimcilerin, kiralama masraflarını ödemek yerine, cazip bir web sitesi, işletmenin gerçek mağazası oluşturmaya öncelik vermeleri mantıklıdır.
Bununla birlikte, firmalar muhtemelen kartvizitlerini takmak için istenen bir adrese ihtiyaç duyarlar. Müşterilerle tanışmak için sunulabilir ve kullanışlı yerler çok önemlidir. Posta hizmeti ve çağrıları yöneten bir resepsiyonist, birçok işletmenin ihtiyaç duyduğu diğer hizmetler arasındadır. Sanal ofisler devreye giriyor.
Sanal ofis, işletme sahiplerinin ve çalışanlarının uzaktan çalışmasını sağlayan bir hizmettir. Bu, internet üzerinden bir dizi iş fonksiyonu sağlayarak kuruluşların pahalı kira bedelleri ödemeden arzu edilen bir yerde varlık göstermelerine ve şirketlerini muhafaza etmelerine olanak tanır.
Sanal Ofis ile işletmeler bedelsiz bir fiziksel ofisin birçok avantajından yararlanırlar. Bu makalede, herhangi bir sanal ofisin 5 temel unsurunu özetledik.
1. Yüksek hızlı İnternet ve modern telekomünikasyon sistemleri
Hızlı internet bağlantısı, çoğu modern işletmenin talep ettiği bir şeydir. Her türlü önemli süreç için buna ihtiyacınız olacak. Ekip üyelerine mesaj göndermek ve paylaşmak, HD video konferanslar düzenlemek ve ekranınızı başkalarıyla paylaşmak çok önemlidir. Bu yüzden kontrol etmeniz gereken ilk şeylerden biri ofisinizin internet hızıdır.
Sanal ofisinizin birleşik iletişim işlevlerine bakmak da çok önemlidir. Birleşik iletişim platformları, telefon görüşmeleri, video, e-posta, anlık mesajlaşma ve diğer sosyal yardım biçimleri arasındaki sürtünmesiz bağlantılarda yardımcı olur.
Günümüzün sanal ofisi artık basit kemik işlevlerine sahip hızlı buluşmalar için bir yer değildir. Modern toplantı salonları, optimize edilmiş web varlığı, otomatik resepsiyon görevlileri ve modern telekomünikasyon bulunan ofisler bulabilirsiniz. Bunlar bütçeniz dahilinde olan şeylerse, kesinlikle onları sormalısınız.
2. Güncellenmiş ve optimize edilmiş bir web sitesi
Hepimiz web sitesinin ilk izlenimlerin kilit konusu olduğunu bilmekteyiz. Bu özellikle web siteleri için geçerlidir. Web sitenize ve işletmenize güvenip güvenemeyeceklerini bilmek ortalama bir kullanıcı 0,07 sürmektedir.
Bu, potansiyel müşterilerin profesyonel ve modern bir web sayfası gördüğünden emin olmak istediğiniz anlamına gelir. Müşterilerinizin aradığı önemli bilgileri sıralamak ve öncelik sırasına koymak için zaman ayırın. Bunlar hizmetleriniz, fiyat puanlarınız ve hatta güvenilir müşteri yorumlarınız olabilir.
Web sitelerinin sadece geçmişin sarı sayfaları gibi bilgiler olmadığını unutmayın. Şirketinizin markasını ve genel mesajını iletirler. Sezgisel ve gezinmesi kolay tasarımlara odaklanarak kullanıcıları davet eden modern tasarım seçeneklerini seçin. İstediğiniz son şey, potansiyel bir müşterinin yönünü kaybetmesi ve sayfanızı tıklamasıdır.
Günümüzün dijital dünyasında, birçok şirket müşterilerinin genellikle aktif halinde olduğunu unutuyor. Kullanıcıların birçoğunun kötü tasarlanmış bir mobil düzene sahip bir işletme önermediğini düşünürsek, bu iş için kötü olabilir . Masaüstünden mobil ortama kadar her platformda iyi bir web sitesi tasarlanmalıdır.
Herhangi bir cihazdan erişilebilen ve anlaşılabilen bir web sitesi tasarlayın. Bunun dijital dünya için kartvizitiniz olacağını unutmayın, bu yüzden unutulmaz ve bilgilendirici olun. Hizmetlerinizi ve iletişim bilgilerinizi her zaman güncel tutmayı unutmayın.
3. Fonksiyonel web sohbet araçları
Web sohbeti, modern dünyanın en popüler iletişim biçimlerinden biri haline gelmiştir. Aslında, bir çalışma, çevrimiçi iletişimin en popüler tek yöntemi olduğunu ve müşterilerin büyük bir çoğunluğunun e-posta veya sosyal medyayı tercih ettiğini bulmuştur.
Seçtiğiniz sanal ofisin size ve müşterilerinize mümkün olan en iyi iletişim araçlarını sağlayabilmesini sağlamak istersiniz. Web sohbeti, müşterilerin endişelerinin en altına inmesini sağlar. Ve hız son derece önemlidir. Müşteriler bir sorgu yaptıktan sonra 10 dakikalık bir süre içinde cevap almak isterler .
Sanal ofis kurarken müşterilerinize web sohbet seçeneklerine kolay erişim sağladığınızdan emin olun.
Sadece sohbet odasını işleten botlar da değil. Mümkün olan en iyi deneyimi sağlamak için müşterilerle etkileşime giren canlı ve eğitimli temsilcileriniz olabilir. Web sohbetleri temsilcilerin bir seferde altı müşteri almasını sağlar ve bu da telefon görüşmelerinden daha hızlı ve verimli olmasını sağlar.
Unutmayın, her işletmenin müşterilerine öncelik vermesi gerekir ve bu onlara cevap vererek yapılır. Şirketinizin sesinin önemini anlayan ve onu geliştirmek için elinden gelen bir sanal ofis seçin.
4. Belirlenmiş toplantı, etkinlikler ve çalışma alanlar
Sanal ofis seçerken , aradığınız şey konusunda net olmanız gerekir. Bazı sanal ofisler size yalnızca bir Posta Kutusu ve ihtiyaç duyduğunuzda toplantı odalarına erişim sağlar. Diğer sanal ofisler, bir çalışma alanında, hatta özel ofis alanında masa kiralama seçeneği sunacaktır.
Beklentilerinizi belirleyin ve bu kriterlere uyan çalışma alanı çözümleri arayın. Ayrıca kiralama şartları hakkında soru sormakta fayda vardır. Uygun fiyatlar ve fırsatlar için alışveriş yapın. Özel ihtiyaçlarınıza uygun esnek kiralama şartlarına (saatlik veya günlük olarak) bakabilirsiniz.
5. Profesyonel bir cevaplama servisi için canlı resepsiyonist
Fiziksel bir iş adresi gibi, bir otomatik / canlı resepsiyonist de bir işi meşrulaştırmaya yardımcı olur. Ayrıca bir işletmenin daha büyük görünmesini sağlayabilir. Sanal ofisiniz aracılığıyla genellikle otomatik veya canlı bir resepsiyon görevlisi düzenleyebilirsiniz. Bir resepsiyonist ile çalışmak için bir iş telefonuna ihtiyacınız olacaktır. Bu, çağrıların yönlendirilmesine izin verir ve başka işlevler de sağlar.
İdeal resepsiyon görevliniz akıllı, arkadaş canlısı ve mesai saatleri boyunca her zaman hizmetinizde olacaktır. Sanal resepsiyon görevlisinin yararı, ekran aramalarına yardımcı olabilmesidir, bu da sizin veya çalışanlarınızın yalnızca nitelikli olası satışlarla konuşmak için zaman harcamanıza yardımcı olur.
Randevuları planlayabilen, giden aramalar yapabilen veya müşteri sorularını cevaplayabilen bir servis arayın. Firmanızın gereksinimlerine en uygun olanı belirleyin. Bunların bir sanal asistanın birçok avantajından sadece birkaçı olduğunu unutmayın . Bu görevler halledildiğinde, odağınızı daha acil konulara çevirebilirsiniz.
