Sanal ofis kavramı yeni bir kavram olmamakla beraber bir süredir yaygın olarak kullanılmaktadır. Dünyadaki her türlü işletme için bir çok hizmet ve ürün sağlamaktadır.

En önemli hizmetlerden biri de işletmelere bir adres sağlamasıdır. Ancak sanal ofis adresi ne demektir, nasıl işliyor ve bunlara sahip olmanın faydaları nelerdir.

Sanal ofis adresi denildiği zaman ‘sanal’ kelimesinden farklı olarak aslında bir şirketin var olabileceği gerçek, fiziksel ve somut bir yerdir.

Sanal ofis adresleri özellikle yeni başlayan girişimciler için oldukça faydalıdır. Birçok şehirde ve ülkede işletmelerinin şirketlerini tescil ettirmeleri için bir ticari alanda adrese ihtiyaçları bulunmaktadır.

Ek olarak firmanızı herhangi bir arama motorunda (sizinle iş yapmadan önce müşterilerinizin kesin yapacakları ) aratacak olan potansiyel müşterilerin, ortakların gözünde profesyonel bir imaj çizmesine yardımcı olur. Sanal ofis adres seçimlerinizde apartman daireleri veya konut alanlarındaki herhangi bir yerde adresinizi göstermekten ziyade, A sınıfı bir binada yada plazada adresinizi göstermek size ekstra güvenilirlik ve prestij kazandıracaktır.

Yapacağınız herhangi bir toplantı için müşterilerinize ev adresinizi göstermek pek profesyonelce görünmüyor değil mi ?

Sanal ofis maliyetleri oldukça düşüktür. Yani serbest çalışanlar, evde çalışanlar, yeni başlayanlar ve girişimler için ilk aşamada oldukça avantajlı ve ilgi çekicidir.

Sanal ofis adresi alanınız yanında birçok ekstra kullanımda bulunmaktadır. Bunlardan bazıları aşağıdaki gibidir;

Posta ve Faks İşlemleri

Şirketinize gelen postalar alınmakla birlikte, ayrıca gelen ve giden tüm fakslarınızın bilgisi size verilir.

Telefon Yönlendirme Servisi

Sanal sekreterler tarafından şirketinize gelen tüm aramalar canlı bir şekilde karşılanıp size yönlendirilir.

Sesli Mesaj Servisi

Müşterileriniz sizi aradıklarında sanal sekreterler tarafından karşılanmadan önce, sesli mesaj servisiyle karşılanmaktadır.

Kira Sözleşmesi

Adresinizi göstereceğiniz firma ile istediğiniz süreler arasında karşılıklı olarak yapılmaktadır.

Fatura

Adresinizi göstereceğiniz süre boyunca aldığınız hizmet karşılığında firmanıza kesilecek ücret tutarıdır.

Sanal sekreterler işlerinizi kolaylaştırmak ve başarı için büyük önem sarf etmektedir.

Sanal Asistan İle Verimliliği Arttırın

İşinizi kolaylaştırmak için yetenekli personellere ihtiyacınız olsa da, personeli işe almak ve öte yandan devamlılığını sağlamak kolay değildir. Zaman alıcı ve sizin için masraflı olmaktadır. Başlangıç olarak şirketiniz için maliyeti de tasarruflu hale getirmektedir.

Özellikle resepsiyon görevlileri veya sekreterler başarı için büyük önem sarf ettiğinden bu durum ekip üyeleri için geçerlidir. Telefona cevap verme, ofis düzenli ve hatta düzenli çalışılıyor olunsa dahi birçok işletmenin tam zamanlı hatta yarı zamanlı bile sekreter ihtiyacı bulunmaktadır.

Sanal asistanlar veya sanal resepsiyon görevlileri tam da bu noktada devreye girmektedir. Tam zamanlı bir çalışanın işi almak ve yardım almak arasında bir orta yol gibidir. Sanal asistanlar işinizin yolunda gitmesine yardımcı olurlar.

Sanal Asistanlar Telefonlarınızı Karşılayabilirler

İşletmelerin sanal asistanlık kullanmasının en önemli yanı telefonlarının sanal sekreterler tarafından karşılanmasıdır. Müşterileriniz şirketinizi aradıklarında gerçek bir kişiyle muhatap olmak isterler.

Sanal sekreterlik hizmetinde her aramanız işinizi anlayan, bilgili bir kişi tarafından karşılanmaktadır. Aynı zamanda sık seyahat eden işletme sahipleri içinde sanal sekreterlik hizmetiyle telefona cevap vermek mükemmel bir çözümdür. Özellikle saha görüşmeleri odaklı iş sahibiyseniz yeni bir anlaşma yapmaya odaklanabilir veya seyahatlerinizde işinize daha çok zaman ayırabilirsiniz.

Sanal Asistanlar Ekonomik Anlam İfade Etmektedir.

Sanal resepsiyon görevlileri veya sanal sekreterlerin fiyatlandırması kullanıma göre esnektir. Sadece anlaşmanız süresince para ödersiniz. Karşılanması gereken telefon aramalarınız yoksa ve sadece alınacak postalarınız varsa bunun için ekstra ödeme yapmanıza gerek kalmaz. Bu durum çok fazla arama almayan ve yalnızca ofis sekreterlerinin bulunmasını isteyen küçük işletmeler için harika bir hizmettir.

Sanal Sekreter İle Vergilerinizi Basitleştirin

Resepsiyon görevlinizi ve sekreterinizi sanal sekreter çözümüyle değiştirmek işlerin idari yönden kolaylaşmasını sağlamaktadır. Bordro işlemleri, işçi tazminatları veya kendi bünyenizde çalışacak kişileri işe almayla ilgili diğer vergilerden endişe duymanıza gerek yoktur.

Vergi ile ilgili tüm işlemler sanal sekreter hizmeti veren şirket tarafından ele alınmaktadır. Genellikle aylık olarak şirket tarafından aldığınız hizmet kadar faturalandırılırsınız.

  Sanal ofisin genellikle yararlarını paylaşırken, bazen en önemli özelliği göz ardı edebiliriz. Sanal Ofis Seçiminde Güvenlik , her başarılı kurumun temelini oluşturmaktadır ve Malte Hazır Ofis güvenlik faktörünü çok ciddiye almaktadır. Firma sahipleri için neyin tehlike arz ettiğini anlıyor ve işletmelerin her noktada korunmasını sağlamak için bir adım öteye gidiyoruz.

Sanal Ofislerde Veri Güvenliği

   2019 yılında veri güvenliği çok büyük önem sarf etmektedir. Teknoloji, günlük kullanım alanımız için geliştikçe, tüm verilerimizi çalmaya çalışan kötü taraflar için de gelişerek onların işini kolaylaştırmaktadır.

   Veri ihlallerini önleme konusunda çok dikkatli olmalıyız. Malte Hazır Ofis almış olduğu güvenlik önlemi ile virüslerin ve diğer tehdit unsuru oluşturabilecek güvenlik risklerinin önüne geçer. Kötü tarafların bilgilerinizi çalmak için harcayacağı ve uğraşacakları çabayı hafife almamak gerekir.

   Sanal ofis kurulumu, küçük ve gelişmekte olan işletme sahiplerinin (kötü tarafların en yaygın hedefleri olan) gönül rahatlığıyla çalışmasını sağlamaktadır.

Sanal Ofislerde Telefon Sistemleri

   Müşterilerimizin çoğu ile ilk temas edilen nokta telefon üzerinden yapılmaktadır. Yapılan görüşmeler sırasında paylaşılan bilgilerin önemi ve hassasiyeti telekomünikasyon sistemlerini, korsanları ve diğer tehdit unsurları için popüler hedef haline gelmektedir.

   Telefon sistemlerimiz internet tabanlı olmadığından kötü tarafların internet üzerinden ses protokolü (VOİP) sistemi üzerinden ağa bağlanmalarını önlemektedir.

Sanal Ofislerde Bina Güvenliği

   En önemli güvenlik unsurlarından biri de bina güvenliğidir. Malte Hazır Ofis A sınıfı düzeyinde bir binadır. Üst düzey sınıflandırma bina güvenliği kalitesinden kaynaklanmaktadır. Personelden, alarm sistemlerine kadar Malte Hazır Ofis güvenlik konusunda sektörünün en iyisidir.

   Bu güvenlik sadece Malte Hazır Ofis müşterilerine sağlanan parmak izi sistemi girişiyle arttırılır. Bu sistem sayesinde 7/24 erişim sağlanır ve bir müşteri binaya veya ofisine giriş yaptığında tam zamanını kayıt eder.

Bu güvenlik önlemlerine ek olarak, binanın her noktasının görüntülenmesini sağlayan ve 7/24 her saati kayıt yapan kamera sistemi ile izlenim sağlanır.

Sanal Ofislerde Personel Eğitimi

   Asistanlarımız veri güvenliğinde ustalaşmış kişilerdir. Profesyonellik ve gizliliğin korunmasının öneminin farkındadırlar. Bu durum tüm firmalarda olduğu gibi, özellikle hukuk firmaları ve tıbbı hizmet sağlayıcısı olan firmalar içinde ekstra önem taşımaktadır.

   Ofis güvenliği bazen göz ardı edilebilir, fakat Malte Hazır Ofis büyüme konusunda hedefi olan firmalar için güvenli bir ofis ortamı sağlamaktadır.

İşletmeniz için uygun olan ofis seçeneklerinden sanal ofise karar verdiniz. Ancak önünüzde birden çok seçenek olacağından doğru seçeneği bulmak her zaman kolay olmayabilir. Çok fazla seçeneğin bulunduğu büyük Metropol bölgelerinde yaşarken ve çalışırken en iyi çalışma alanını seçmek daha zordur.

  Sanal ofis arayışınızda aşağıdaki 5 faktörü kullanarak kendiniz için en iyi şirketi bulacaksınız.

SANAL OFİS KONUMU

   Öncelikle, size, ekip arkadaşlarınıza ve sizi ziyaret edecek müşterilerinizin kolayca ulaşabileceği merkezi ve elverişli bir lokasyonda ofis aramayı tercih edin. Otopark faktörü sizin için önemliyse, otopark kullanılabilirliğini de göz önünde bulundurmanızda fayda var.

   Sanal ofisler ülkenin birçok yerindeki tercih edilen bölgelerinde bulunmaktadır. Birçok şehirde birden fazla yer bulunmaktadır ve bu durum, hangi bölgenin ihtiyaçlarınız için en doğru olduğu ilde anlamına gelmektedir.

SANAL OFİS TEKNOLOJİSİ

   Tercih edeceğiniz sanal ofiste işinizi yapmak, kolaylaştırmak ve büyütmek için gerekli alt yapı ve teknolojiye sahip olmak durumundadır.  

   Teknoloji ihtiyaçları işletmeden işletmeye değişir. En azından güvenilir ve yüksek hıza sahip internet, aktif çalışabileceğiniz yazıcı ve/veya tarayıcılara sahip olması gerekmektedir. Firmanızın ihtiyacı doğrultusunda konferans telefonlarına, faks makinalarına ve diğer donanım araçlarına da ihtiyaç duyabilirsiniz.

KONFORLU KONFERANS SALONLARI VE TOPLANTI ODALARI

Birbirinden farklı ofis alanlarını, sanal ofislerde ayrıca çalışanların ihtiyaç duyabilecekleri durumunda rezervasyon yaptırabilecekleri konferans salonları ve toplantı odaları bulunmaktadır.

   Toplantı odası veya konferans salonlarına ihtiyaç duymayacağınızı düşünüyorsanız bile ofis seçimi sırasında bunları da kontrol etmenizde fayda bulunmaktadır. Çünkü işiniz büyüdükçe ve daha fazla müşteri kazandıkça toplantı salonları önem sarf edecektir.

İHTİYACINIZ DOĞRULTUSUNDA DOĞRU ÜCRETİ ÖDEMEK

   Her sanal ofis kullanım alanı, aylık ödemenize hangi hizmetlerin dahil edildiğine göre farklılık göstermektedir. Mesela;

   Bazı sanal ofisler sınırsız çıktı ve kopyalamaya izin verirken diğer sanal ofislerde bu durum sınırlıdır. Bazı sanal ofisler de, adres bildirimi ve evrak alımı ücretsizken diğerlerinde ek hizmet olarak fiyatlandırılır. Bu noktada ihtiyacınız olan hizmetleri belirleyip, bu hizmetleri satın almanız doğru olacaktır.  Dolayısıyla kullanmayacağınız hiçbir hizmete para ödemek durumunda kalmazsınız.

SANAL OFİSİN ESNEK KULLANIM ŞARTLARI

   Kimi sanal ofis sağlayıcıları üyelerin uzun vadeli kira sözleşmesi yapmalarını isterken kimileri de daha esnek sözleşme şartlarına izin verir. Bunu da aklınızda bulundurarak kira sözleşmesi hakkında birkaç soru sormayı unutmayın.

Sanal ofis ihtiyaçlarınız doğrultusunda profesyonel ekibimiz size yardımcı olmaktan memnuniyet duyacaktır. Bizimle irtibata geçmeyi unutmayın!