Bugünlerde neredeyse herkesin bir akıllı telefonu bulunmaktadır. Modern girişimci için olmazsa olmaz bir iş aracıdır.
Bazen akıllı telefonun bile yeterince akıllı olmadığı zamanlar olabiliyor. Cep telefonu numaranızı internette ve sosyal medyada yayınlamak ister misiniz? Bu, spam gönderenler tarafından numaranızı bulmayı kolaylaştırır. Bu durumda spam telefonlar ve sahte aramalar meydana gelir.
En iyi yol otomatik özellikli bir telefona sahip olmaktır. Nerede olursanız olun, birden fazla cihazdan çağrı alma esnekliğini sağlayan bir VoIP (İnternet Üzerinden Ses Protokolü) telefona çevrimiçi olarak her yerden ulaşabilirsiniz. Akıllı telefonunuzdan, ev telefonunuzdan, ve bilgisayarınızdan çağrı alabilir ve hareket halinde bile olsanız üretkenliğinizi koruyabilirsiniz.
Hazır ofis firmaları müşterilerine düşük maliyetli, bulut tabanlı bir VoIP telefon sistemi sunmaktadır. Bu hizmet iletişiminizi kolaylaştırmak için birçok özellik sunuyor. VoIP telefon sisteminin size ve işinize nasıl yardımcı olduğunu anlamanız için özellikleri aşağıdaki gibidir;
1. Çağrı Tarama
Arayan bilgisini ekran üzerinde göstermeyi sağlayan gelen arama anonsudur.
Sadece ekranınıza bakarak kimin aradığını öğrenebilirsiniz. Birden fazla telefon numaranız mevcut ise, arayan kişilerin hangi numaraya ulaşmaya çalıştığını anlayabilirsiniz. Bu, arayanları kolaylıkla karşılayabileceğiniz ve çağrıyı ilgili kişiye aktarabileceğiniz anlamına gelmektedir.
2. Çağrı Yönlendirme
Dahili numaranıza yapılan aramaları başka bir numaraya kolaylıkla yönlendirmenize yardımcı olmaktadır.
Bu özellik cevapsız çağrılar kısmını incelemeniz için yardımcı olur. Gelen aramalarınızı ev, ofis veya cep telefonu gibi diğer telefonlara veya numaralara yönlendirmenize olanak tanır; bu da artık belirli bir konuma, mekana bağlı kalmayacağınız anlamına gelir.
3. Menüler
Arayanlarınız için özel bir sesli mesaj oluşturabilirsiniz Örneğin: “Muhasebe'ye ulaşmak için 1'e, Müşteri Hizmetleri için 2'ye basın… ”
Aramaları doğru yere aktarmak için zaman harcamadan, arayanları uygun bölümlere hızlı ve kolay bir şekilde yönlendirebilirsiniz. Sesli mesaj menüsü şirketinizin daha profesyonel görünmesine yardımcı olmakta ve arayanlarınızı da yönlendirmek için de doğru bir yöntemdir. Menünüze çalışma saatleri, şirket faaliyeti ve diğer önemli bilgiler veren özelleştirilmiş bir kayıt ayarlayabilirsiniz.
4. Özel Selamlar
Arayanlarınız için kişisel özel sesli mesajlar oluşturabilirsiniz.
Arayan kişileri firmanızın açılış- kapanış saatleri, departman iletişim bilgileri vb. hakkında aydınlatabilirsiniz. Menülerle doğrudan telefonunuzdan veya kendi ses dosyalarınızdan sesli mesajlar yükleyerek, müzik seçiminizi ekleyerek kişisel otomatik karşılamanızı oluşturabilirsiniz.
5. Programlar
Programlar, aramaların geldiği gün ve saate göre yönlendirmenize yardımcı olmaktadır.
Çalışma saatlerinize göre bir program belirleyerek , gelen aramaları, aramanın alındığı gün ve saate göre farklı numara ve dahililere yönlendirin. Örneğin, çalışma saatleriniz içinde gelen çağrılarınız normal karşılama mesajınızı alırken, çalışma saatleri sonrasında gelen çağrılarınız için farklı bir karşılama mesajı ayarlayabilirsiniz. Böylelikle arayanları açılış saatlerinizde ve alternatif iletişim bilgilerinizle (e-posta adresi, web sitesi URL'si vb.) haberdar edebilirsiniz. Resmi tatil, hafta sonlarını da programınız da ayarlayabilirsiniz.
6. Adres Defteri
İşiniz gereği sürekli konuşacağınız olan kişileri sanal telefonunuzla içe aktarıp, yönetip ve yönlendirebilirsiniz.
Adres defteri sayesinde tüm iş bağlantılarınızı tek bir yerde tutma şansınız mevcuttur. Kişilerinizi e-posta hesabınızdan içe aktararak direk sanal telefon hesabınızdan SMS mesajları ve aramalarınızı göndermenize fayda tanır. Kişileriniz için özel arama kuralları tanıtabilir ve kişiselleştirilmiş mesajlar, numaralar, sesli posta ve daha fazlasını istediğiniz şekilde oluşturabilirsiniz.
7. Çağrı Engelleme
Bilinmeyen numaralar veya belirli alan kodlarından gelen aramaları istediğiniz zaman engelleyebilirsiniz.
İstenmeyen aramaların size ulaşmasını engelleyerek işinize olan dikkatinizin dağılmasını önleyebilirsiniz. Arama sırasında arayanı engelleyebilir veya engellenen numaralar listenize kolayca ekleyebilirsiniz.
8. Kullanıcı Uzantıları
Ekibiniz için sınırsız sayıda uzantı oluşturabilirsiniz.
Her çalışanınıza, cep telefonları arayan menüleri veya kuyruklar gibi diğer özelliklere ulaşabilmeleri için birden fazla hedefe yönlendirmenizi sağlayan kendi özel dahili numaralarını verebilirsiniz. Her uzantıda bir adres defteri, sesli posta, selamlar ve daha fazlası bulunmaktadır.
9. Sesli Konferans
HD sesli konferans sayesinde 300 kişiye kadar konferans görüşmesi yapabilirsiniz.
Her çalışanın, bir telefon sistemiyle uyumlu ve HD (Yüksek Tanımlı) ses kalitesi mevcut olan yazılımla kendi konferans köprüsü vardır. Uzaktan çalışanlar, evden çalışanlar, serbest çalışanlar ve seyahat eden satış çalışanları ile iletişim halinde kalmak için ideal bir yöntemdir.
10. Çağrı Bekletme
Gelen aramaları beklemeye almak, aramaları başka bir numaraya aktarmak ve aramaları daha verimli bir şekilde ele almanıza yardımcı olacak özelliklerden biridir.
Bir çağrı sırasında yönlendirme veya bir numarayı engelleme gibi hızlı işlemler yaparak zaman kazanabilirsiniz. Çağrı içi özelliği sayesinde katılımlı transfer, aktarılan çağrıyı alma, sesli mesaja iletme, gelen ve giden çağrıyı beklemeye alma, çağrı kaydetme, engelleme veya engellemeyi kaldırma özelliklerini kullanabilirsiniz.
11. Video Konferans Hizmeti
25 kişiye kadar yüz yüze video toplantıları yapabilirsiniz.
Video konferansı uzak ekipler veya müşterilerle çalışırken kullanabileceğiniz en iyi yöntemlerdendir. Video konferans hizmeti bir web uygulaması aracılığıyla uzaktan çalışanlara gerçek zamanlı olarak bilgi paylaşmanızı ve bilgi sunmanızı sağlar. Bu hizmet sayesinde indirme işlemlerine gerek kalmaz. Program sesli konferansların yerini almaz, bir video bileşeni ekler.
12. Çağrı Kaydı
Çağrıları kaydedip daha sonraki bir tarihte dinlemenize yardımcı olmaktadır.
Röportajlar, karmaşık çağrılar veya eğitimler için bir işlevdir. Kaydetmek istediğiniz aramaları (gelen aramalar, giden aramalar, tüm aramalar) seçerek, ses dosyalarını istediğiniz zaman çalmaya hazır olarak telefon sisteminizden indirebilirsiniz.
13. Müzik Tutun
Bekleyen veya kuyruktaki aramalarınız için dinlediğiniz müziği seçebilirsiniz.
Bekleyen veya kuyruktaki aramalarınız için çalınabilecek çeşitli kaliteli müzik parçaları arasından seçim yaparak arayanın deneyimini geliştirebilirsiniz.
Seçenekler arasında film müzikleri ve klasik müzik yer almaktadır. Ayrıca kendi bekletme müzik kaydınızı da hesabınıza yükleyebilirsiniz (telefon sisteminiz üzerinden müzik yayınlayabilmeniz için telif hakkınızın olması gerekmektedir.)
14. Kuyruklar
Kendi mini çağrı merkezinizi çalıştırarak arayanları bir sonraki müsait temsilciye bağlanana kadar 'beklemeye' alabilirsiniz.
Arama Kuyrukları, gelen aramaları belirli bir telefon numarası grubuna yönlendirmenizi sağlamaktadır. Gelen çağrılarınızda müşterileriniz bağlanmayı beklerken, sistem onları özel mesajınızla selamlayacak ve seçmiş olduğunuz bekletme müziğini çalacaktır. Kuyruklar müşteri desteği, satış departmanları, yardım masaları, rezervasyon ve randevu almak için ideal bir yöntemdir.
