Günümüzde işletmelerin çoğu sanal toplantı çözümlerine güvenirken, bazı önemli video konferans kurallarını akılda bulundurmak önemlidir.
Henüz iş, okul veya yaşam için video toplantıları katılmamış olsanız bile, en azından yanlış gittiğinde sosyal medya paylaşımlarını görmüşsünüzdür. Belki de bir haber segmentinin ortasında, bir çocuk veya evcil hayvan tarafından kesintiye uğrayan, her şeyi fırlatan garip bir ekran görüntüsüne şahit olmuşsunuzdur.
Diğer insanların mücadele etmesini izlemek komik olsa da, bu tür aksiliklerden kaçınmak için uygulayabileceğiniz temel bir video konferans görgü kuralları vardır. Bu video konferans kuralları, sanal çalışma kurulumunuz istediğiniz kadar düzgün ve düzenli olmasa bile, en iyi ayağınızı öne çıkarmanızı ve kendinizi profesyonel olarak sunmanızı sağlayacaktır.
İşte görüşmeden önce,görüşmeden sırasında ve görüşmeden sonra yapmanız gerekenler;
Görüşmeden önce: teknolojinizi önceden test edin
Bir toplantıda olmanız gerektiğinde ekipman sorunları yaşamaktan daha kötü bir şey yoktur. Yazılımı yükleyip önceden test ederek teknik aksaklıklardan kaçınabilirsiniz.
Test sırasında burada doğrulanması gereken birkaç nokta var:
- Mikrofon ve videonuzun düzgün çalıştığından emin olun
- Arka planınızı kontrol edin ve uygun şekilde çalıştığını onaylayın
- Kıyafetlerinizin ve saçlarınızın videoya uygun olup olmadığından emin olun
Bu ayrıca ışığınızı doğru bir şekilde ayarlamak, kamera çerçeve ayarlarınızı yapmak ve İnternet bağlantınızın güçlü ve kararlı olduğundan emin olmak için iyi bir fırsattır.
Teknoloji ve ayarlarınızı önceden test ettiğinizde hazırlıksız yakalanmazsınız.
Görüşme sırasında: görüntülü konferans görgü kurallarını uygulayın
Bir video görüşmesine katılmak yüz yüze toplantıdan daha rahat olsa da, takip edilmesi gereken en iyi birkaç uygulama vardır. Bu, diğer katılımcılara uygun görgü kurallarını ve saygıyı göstermenizi sağlar.
Konuşmadığınızda kendinizi kapatın
Mikrofonunuz başkalarının dikkatini dağıtabilecek arka plan sesleri alabilir. Mümkün olduğunda mikrofonunuzu sessize alın. Sadece konuşmak istediğinizde sesi açmayı unutmayın.
- Toplantınız sırasında kesintiye uğrarsanız videonuzu kapatın
Aile üyelerinden veya evcil hayvanların beklenmedik bir kamera hareketi yapmasından kaçınmak mümkün olmasa da, videonuzu mümkün olan en kısa sürede kapatarak dikkat dağınıklığını azaltabilirsiniz. Kesintiyi giderdikten sonra videonuzu yeniden bağlayın.
- Zamanında Olun
Diğer tüm toplantılarda olduğu gibi, video konferanslarınıza zamanında veya erkenden davranarak profesyonelliğinizi sergileyin.
- Tüm toplantı için meşgul kalın
Konuşmadığınız zamanlarda bile çoklu görevlerden kaçının ve kameraya bakmaya devam edin. Bu, meslektaşlarınıza dikkat ettiğinizi ve konuşmayı dinlediğinizi gösterecektir.
- Bant genişliği veya bellek için rekabet edebilecek programları kapatın
Herhangi bir video konferans görüşmesindeki en büyük hayal kırıklıklarından biri, bir özet akışının karmaşık hale gelmesi veya donmasıdır. Gerekli olmayan tüm programları ve belgeleri kapatarak, bilgisayarınızın tüm işlem gücünü toplantınıza odaklamasını sağlar.
- Belgelerinizi önceden hazır bulundurun
Arama sırasında ekranınızı paylaşmanız gerekirse, ilgili belgelerin açık ve düzenli olduğundan ve diğer her şeyin kapalı olduğundan emin olun.
- Kısa olun ve ara vermekten kaçının
Bir görüşme sırasında konuşurken, yorumlarınızı noktaya getirin ve konuşmak için konuşmada doğal bir mola verin.
Görüşmeden sonra: iyi bir misafir olun
Video konferans oturumunu kapattıktan sonra notlarınızı gözden geçirin ve size atanan tüm işlem öğelerini vurgulayın. Bunları mümkün olan en kısa sürede takip etmeyi taahhüt edin. Görüşmeyi beğendiyseniz, toplantıdan sonra görüşün ve organizatöre veya sunum yapan kişiye bildirin. Bu hem iyi bir ağ stratejisi hem de yapılması gereken kibar bir şeydir.
Video konferansın resmi bir altın kuralı olmasa da, videoda konuştuğunuzda bile herkes tarafından görülebilir olduğunuzu hatırlamak en iyisidir.
Sanal toplantılar rahat hissetirse de, onlara böyle davranılmamalıdır. Bu basit video konferans kurallarına uyarak, konumunuz ne olursa olsun yetkili bir profesyonel olarak karşılaşacaksınız.
